Embora nem sempre valorizada, a secretaria escolar exerce um papel fundamental tanto para o funcionamento de uma escola profissionalizante e de cursos livres quanto para a sua gestão. Isso, porque além de estar no centro das atividades realizadas no dia a dia da escola, ela está em contato direto com todos os pilares da gestão escolar.
Responsável pelo relacionamento com alunos e familiares, ela também se relaciona regularmente com professores e coordenadores, administração, financeiro e comunicação. Além disso, ela é responsável por gerar, organizar e concentrar as informações sobre o desempenho da escola: o tesouro de toda gestão de qualidade.
Por isso, a secretaria precisa ser valorizada e acompanhada com bastante atenção pelo gestor. Sendo assim, vamos ver quais são as funções exercidas por esta área e quais são os pontos fundamentais para deixá-la mais ágil e funcional.
Qual o papel e a importância da Secretaria?
Em linhas gerais, o papel da secretaria é dar suporte às atividades essenciais para o funcionamento da escola, além de atender o público com respeito, carinho e dedicação. Isso significa organizar e manter arquivada uma série de documentos, como matrículas, certificados, planos e ações de ensino, grades de cursos, atas de reuniões, e por aí vai.
Além disso, inclui prestar serviços para outros setores, atuando na organização de eventos, na comunicação da escola para os alunos, e dos alunos para a escola, produzindo relatórios, etc.
Ou seja, a secretaria está no centro da escola, do ponto de vista operacional. E tem mais: para alunos e familiares ela é a porta de entrada da escola.
Para que causar uma boa impressão, o atendimento da secretaria deve refletir a filosofia de trabalho e o projeto pedagógico da sua escola, além de sempre tratar o aluno como prioridade.
Por isso, vamos ver alguns pontos fundamentais para ter uma secretaria escolar ágil e funcional.
1. Infraestrutura e Espaço
O espaço e a infraestrutura de um local influenciam mais do que a gente imagina na maneira de agir das pessoas. Tanto daquelas que trabalham, como das que permanecem pouco tempo ali.
Como a secretaria é o primeiro lugar que os alunos e familiares procuram para se comunicar com a escola, é bom criar um ambiente que deixe as pessoas à vontade para que essa relação seja próspera.
É possível fazer isso de várias maneiras e a melhor delas é usando a criatividade, porque muitas vezes as melhores soluções são as mais simples e feitas de coração.
Uma ideia, por exemplo, é colocar murais com fotos alegres de eventos e atividades do dia a dia, além de premiações internas e momentos de celebração. Isso deixa o lugar descontraído e positivo.
Outra característica essencial para uma secretaria escolar é que ela precisa ser organizada e prática.
É preciso ter a infraestrutura adequada para manter a ordem e não atravancar o trânsito ali dentro. O mínimo é ter uma mesa com computador e impressora, um balcão e um armário com chaves.
Com uma boa disposição dos móveis, equipamentos e materiais, além de uma boa limpeza, você vai proporcionar um ambiente funcional e agradável. Se esses cuidados forem tomados, a sensação de bem-estar vai tomar conta do ambiente e, além de inspirar um bom trabalho, vai passar uma ótima impressão para todos que visitarem a secretaria.
2. Organização e Praticidade
Ser organizado e prático significa saber o que fazer, como fazer, quando e porque fazer. Organizar os arquivos de maneira lógica garante rapidez e tranquilidade para a equipe da secretaria.
Existem algumas maneiras de organizar pastas, materiais e documentos, mas uma boa dica é usar cores para identificar os diferentes tipos de arquivo. Além das cores, usar etiquetas, ordem alfabética e ordem de data, dependendo do tipo de documento, facilita bastante.
Pense também em facilitar o acesso aos documentos mais utilizados e deixar mais “escondidos” aqueles que quase nunca saem do armário. Depois disso, é importante manter a organização tal como alinhado pela equipe, pois todos os funcionários da secretaria precisam saber onde cada coisa está.
É importante também deixar bem claro algumas regras como: quando tirar algo de um lugar, devolva onde estava e descartar aquilo que não tem mais serventia. Outra coisa que torna o dia a dia mais prático é criar rotinas de trabalho. Isso evita o mau uso do tempo e aumenta a eficiência das ações.
Além disso, é legal manter sempre por perto o regimento da escola, assim como as diretrizes e os conceitos que orientam as atividades da escola como um todo.
3. Treinamento e Atendimento
Em muitas escolas é comum ver alunos e familiares descontentes com o atendimento da secretaria. Seja por causa da demora na entrega de documentos, seja pelo sentimento de que a equipe está de má vontade para ouvir e atender as suas demandas.
Por isso, é extremamente importante que os funcionários da secretaria mostrem-se sempre bastante prestativos, gentis e dispostos a solucionar os problemas que surgirem.
Atender ao telefone e orientar as pessoas para a área que melhor e mais rapidamente pode resolver o problema delas é o básico, mas é essencial. O atendimento da secretaria pode ser determinante para que um aluno se matricule na sua escola ou saia dela cheio de queixas e dúvidas sobre as vantagens de fazer um curso ali.
Portanto, os funcionários precisam de treinamento e orientações por parte da gestão escolar para que possam contribuir não só para o funcionamento da escola, como para o aumento do número de matrículas e para manter um bom nível de retenção dos alunos antigos.
Vale a pena dar orientações periódicas aos colaboradores e pedir sugestões para melhorias no dia a dia de trabalho. Na maior parte das vezes, um bom exemplo é a melhor lição e o maior estímulo para cada um dar o que tem de melhor.