A cada ano, toda escola profissionalizante e de cursos livres que se preze deve elaborar o seu próprio Plano de Gestão Escolar para deixar mais claro aonde quer chegar e como fazer isso.
É a partir desse documento que o gestor escolar deve orientar o trabalho dos funcionários para que a escola cresça cumprindo o seu principal objetivo: satisfazer os alunos e familiares com um ensino de qualidade e um atendimento impecável, tornando-se referência em educação profissional.
Mas o que exatamente é um Plano de Gestão Escolar e como elaborar esse documento de maneira eficiente?
A seguir, a gente vai ver alguns pontos essenciais para montar um bom Plano de Gestão Escolar.
Plano de Gestão Escolar: o que é?
O Plano de Gestão Escolar nada mais é do que a reunião de todos os objetivos da escola em um só documento.
Normalmente, esse conjunto de metas e ações é repensado a cada ano e deve sempre ser descrito de maneira simples, organizada e estratégica para facilitar o seu entendimento e execução.
Em geral, as ações de um Plano de Gestão Escolar visam a tornar o ambiente escolar mais atrativo, organizado, eficiente e em dia com as transformações pedagógicas e do mercado de trabalho.
Como montar um bom Plano?
1. Conheça as carências da sua escola
A pergunta chave para elaborar um bom Plano de Gestão Escolar é sempre essa:
“O que não está funcionando bem na escola, ou melhor, onde podemos melhorar?”
Essa pergunta deve ser feita a todas as pessoas envolvidas na comunidade escolar, desde os funcionários, professores e gestores até os alunos e pais de alunos e alunos.
Essa tarefa não é fácil, mas é extremamente necessária para o crescimento da sua escola.
O Plano de Gestão Escolar pode começar a ser desenhado em eventos com a presença de pais, alunos e funcionários, ou a partir de questionários anônimos de avaliação e sugestões de melhorias.
É importante elaborar boas perguntas para ter o máximo de clareza possível sobre a escola como um todo.
Assim, será possível saber o nível de satisfação a respeito dos cursos oferecidos, da qualidade do ensino, metodologia, atendimento, ambiente escolar, e também sobre as práticas internas, como procedimentos da área financeira, da gestão administrativa, entre outros.
O mais importante é contar com a colaboração do máximo de pessoas.
E para que essa elaboração conjunta dê certo, é fundamental que a gestão escolar seja realista e transparente ao discutir os desafios da escola.
2. Organize as demandas e estabeleça metas
Com todos os pontos a melhorar levantados, é hora de organizar as demandas.
Então, uma dica é separar elas em áreas. Uma para os Objetivos Gerais da escola e outra para cada um dos 6 pilares da Gestão Escolar – Pedagógica, Administrativa, Financeira, Recursos Humanos, Comunicação, e Produtividade.
Assim, cada equipe pode melhorar seu desempenho e contribuir para a melhora de outras áreas.
Para tornar os esforços mais concretos e palpáveis é fundamental estabelecer metas para cada uma dessas áreas.
Por exemplo, se um dos pontos a aumentar for a captação de alunos, é preciso saber quantos novos alunos por mês a escola gostaria de ter matriculado.
Se a meta for crescer esse número para além do número de vagas, será preciso prever a destinação de recursos para investimento em construção de uma nova sala, por exemplo.
Dessa forma, tenta-se prever todas as ações necessárias para que a escola cresça de maneira segura e sustentável.
3. Defina estratégias e prioridades
Com as demandas e metas organizadas e estabelecidas, é importante definir as prioridades, porque todos sabemos que é impossível resolver tudo de uma vez.
Assim, todos os funcionários terão ideia daquilo que é mais importante para a escola como um todo e não apenas para o seu setor.
Para um só problema, sempre existe mais de uma solução.
Então, para determinar cada estratégia ou ação é preciso conversar com gestores e funcionários de diferentes áreas para ter uma ideia geral do impacto de cada solução no funcionamento da escola.
Só assim, você conseguirá tornar os processos da sua escola mais eficientes.
Outra coisa, envolver as equipes em torno de soluções contribui para aumentar o engajamento de cada funcionário no seu dia a dia de trabalho.
Isso cria integração e um espírito colaborativo que é fundamental para o bom funcionamento e o sucesso da instituição.
Não vale a pena economizar esforços nem tempo nesta atividade. É importante discutir bastante para ter segurança de que o caminho escolhido é o melhor para alcançar os resultados desejados.
Qual a sua importância?
A importância de elaborar um bom Plano de Gestão Escolar é simples. É como ter um mapa com os caminhos que levam ao crescimento e à melhoria da sua escola como um todo.
Os problemas que envolvem uma escola profissionalizante ou de cursos livres podem variar muito de uma escola para a outra.
O gestor escolar precisar ter bem claro quais são os principais desafios a serem enfrentados pela sua escola naquele ano e como ele vai conduzir a sua equipe de colaboradores até o ponto que quer chegar ao final dos 12 meses.
As estratégias de ação dependem dos desafios, que variam desde a captação e retenção de alunos, concepção de novos cursos e mudança de metodologia de ensino, até problemas como desequilíbrio financeiro, contratação de bons profissionais e melhorias em infraestrutura.
Acompanhamento e Flexibilidade
O Plano de Gestão Escolar é a melhor ferramenta para organizar todas essas informações, direcionar os esforços e verificar, futuramente, quais estratégias se mostraram mais eficientes na prática.
Ao longo do ano, ele é um instrumento que permite acompanhar o desempenho da equipe em relação às metas, estratégias e prioridades estabelecidas inicialmente.
É sempre importante deixar espaço para alterar esses pontos, porque a realidade nem sempre é previsível e às vezes surpreende até os mais prevenidos.
Por isso, é preciso ter flexibilidade para reorientar o trabalho da equipe e não exigir o cumprimento de metas impraticáveis, por exemplo, ou insistir em estratégias que se mostraram pouco eficientes.